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Cómo organizar un webinar efectivo

Cómo organizar un webinar efectivo

Desde Posicionamiento Web Systems te mostraremos cómo organizar un webinar efectivo. Sabemos que las conferencias online bien empleadas, con información útil y relevante para los usuarios resultan una herramienta muy efectiva para atrapar la atención de la audiencia. Son un recurso que se utiliza tanto en marketing como en reuniones de trabajo y se caracteriza por ofrecer asistencia en tiempo real.

¿Por qué utilizar webinars en tu estrategia de marketing?

Si te interesa saber cómo organizar un webinar efectivo es porque has escuchado sobre las ventajas que le ofrece a tu estrategia de marketing de contenidos. Este tipo de seminarios permiten aumentar las conversiones, ayudando a la audiencia en la toma de decisiones. Por lo tanto, si buscas convencer a los indecisos, esta puede ser la forma de hacerlo.

Es un recurso que sirve para acortar las distancias geográficas, puesto que a este pueden atender personas desde cualquier parte del Mundo con acceso a Internet. También es muy recomendado para marcas que ofrecen servicios, de esta manera generan mayor confianza entre posibles clientes.

Pasos para organizar un webinar

Organizar seminarios online requiere tiempo y atención a los detalles. Además de ofrecerte algunos consejos para crear webinars, te diremos paso a paso las acciones que debes ejercer para que estos tengan el resultado que buscas.

Define objetivos

Ninguna acción de marketing debe comenzar sin tener los objetivos claros. Empieza por definir la audiencia, cuáles son sus necesidades y preferencias. Así sabrás qué contenido le harás llegar y hacia quienes vas a dirigir tus esfuerzos al difundir información sobre tu webinar.

Pregúntate por qué esas personas asistirían a tu presentación, qué le puedes ofrecer para satisfacer esas necesidades, en qué tono te dirigirás a ellos.

Escoge la plataforma

En la web encontrarás varias herramientas que te permitirán organizar tus seminarios. Algunos de ellos, como Google Hangout, son gratuitos. Otras plataformas que te recomendamos explorar son AnyMeeting, en el que tampoco tienes que pagar nada, solo suscribirte y comenzar a usarlo. Con Webex la conferencia se puede ver desde dispositivos móviles y en GotoMeeting consigues una presentación en alta definición. GoToWebinar y LogMeIn son otras alternativas muy útiles para este tipo de actividades.

Familiarízate con la plataforma

Desconocer los detalles técnicos del servicio con el que trabajarás puede generar un caos en la fecha programada para el webinar. Por eso es necesario que ensayes con anticipación para disminuir el margen de error. Además, verifica que tengas una buena conexión a Internet y un equipo de audio eficiente.

Elige un formato de presentación

Hay distintas maneras de realizar una webinar, la que mejor te conviene dependerá de los objetivos que te plantees. Entre los formatos populares encontrarás:

  • Estilo entrevista, donde el presentador responde una serie de preguntas ya establecidas.
  • Tipo exposición, en la que una sola persona se encargue de dirigir el webinar y atender las dudas de la audiencia.
  • Panel de discusión que reúna a varios expertos y un moderador para discutir sobre el tema.
  • Interactivo, en el que los participantes pueden intervenir durante la actividad.

Organiza el equipo

Si te has decidido por un formato en el que participan varias personas, reúne al equipo de trabajo y asigna las responsabilidades. Quién será el moderador, es decir, el experto que se encargará de dar la charla a los participantes. Este quizás necesite uno o varios asistentes que se dediquen –por ejemplo- a responder las preguntas.

Entretanto, tú, como organizador puedes encargarte de hacer la presentación inicial del moderador. También es posible que una sola persona ejerza todos estos roles.

Define la estructura

Deja la improvisación para otro momento, durante tu conferencia tienes que lucir profesional y para ello tienes que saber qué vas a hacer y en qué momento. Además de los recursos que aprovecharás durante el tiempo que dure. Comienza con una presentación propia y de la marca para la que trabajas< a continuación, esboza el problema y comienza a explicar cómo pueden ayudar a solucionarlo.

Precisa si harás una ronda de preguntas y respuestas solo al final de la presentación o si permitirás la participación de la audiencia en medio de esta, también cuánto tiempo se extenderá cada etapa del proceso.

Prepara la presentación

No importa que te consideres un experto en el tema. Antes de realizar un seminario en la web tienes que cubrir todos los detalles posibles. Elabora un guión con todos los puntos que vas a tocar durante la conferencia para que ningún tema se quede por fuera. En base a este, crea una presentación que te sirva como material de apoyo y que sea tan atractiva y dinámica como para que los participantes no se aburran y abandonen en medio de la actividad.

Sin embargo, las presentaciones deben ser un apoyo para el resto del contenido. Aprovecha los beneficios del storytelling e incluye narraciones, casos de estudio.

Difunde tu webinar

Entre las ventajas que tienen las conferencias a través de la web es que pueden participar personas desde cualquier lugar. Para invitarlos a participar en ella utiliza todos los recursos que estén a tu alcance.

Uno de los más comunes es enviar la información a través a las listas de correos; sin embargo, para que el alcance sea mayor, redacta un post sobre la actividad y promociónalo través de las redes sociales.

Ten un sistema de registro

¿Cuál es la siguiente acción que deben ejercer las personas que se interesen por tu webinar? Registrarse. Lo puedes hacer a través de formularios web, plugins e incluso hay plataformas que te dan la opción de hacer el registro.

A la hora de hacerlo, incluye el título, formulario de suscripción, llamado a la acción y los detalles del evento. Otro elemento que debes tomar en cuenta durante la planificación de la presentación es enviar recordatorios a las personas que ya se registraron para que no se olviden del evento.

Ya coordinaste todas las acciones para tu webinar, no permitas que la audiencia se vaya a mitad de la conferencia. Para mantener su atención ten preparados -además de contenido atractivo- algunos elementos sorpresa como ofrecer ofertas especiales a los asistentes, descargas y promociones exclusivas.

Que no te abrumen todos los pasos sobre cómo organizar un webinar efectivo. Una vez que lo intentes verás que vale la pena el provecho que obtienes de ellos.

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