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Guía para digitalizar una empresa

Conseguir mayor alcance, aumentar la productividad y generar más ingresos son algunas de las ventajas de llevar tu negocio a Internet. Para que sepas cómo hacerlo, te traemos esta guía para digitalizar una empresa. Conoce el paso a paso y por qué deberías hacerlo con Posicionamiento Web Systems.

Proceso de adaptación

Apenas el 14 % de las empresas españolas tenían planes de digitalizar la organización de forma permanente, según Factorial. Sin embargo, en los primeros meses de este año la sociedad ha enfrentado cambios que impactan a los negocios.

Dos meses de confinamiento por el coronavirus, empresas cerradas, implementación del teletrabajo son parte de la nueva dinámica de la sociedad. La manera en la que hacemos transacciones han cambiado y los negocios deben adaptarse a estas novedades para sobrevivir.

Hasta hace poco era posible encontrarse con muchas organizaciones que aún se resistían a la transformación digital de las empresas. Sin embargo, se han visto en la necesidad de implementar un plan para no quedarse atrás.

En este momento es esencial implementar procesos de digitalización porque estos contribuyen a automatizar tareas, mejorar las condiciones laborales y el trato con los clientes, aumentar la productividad, entre otros. Este es un proceso, además, que debe hacerse de la mano con los trabajadores.

Ajustarse a las necesidades de cada empresa

El proceso de digitalización va más allá de tener un sitio web para el negocio. Las acciones que se pongan en marcha deben ir encaminadas a mejorar todas las operaciones de la organización.

La transformación debe ayudar a mejorar la productividad, de lo contrario no se está haciendo bien. Es preciso determinar los objetivos de las acciones que se llevarán a cabo, así se determinará qué tecnologías se aplicarán al negocio.

Para conseguir que este proceso sea exitoso se necesita una conexión de calidad y contar con los dispositivos necesarios. Pero más allá de esto se requieren otros sistemas informáticos para las ventas y gestión de clientes; adaptar los sistemas de pago; herramientas de marketing como plataformas de correo electrónico, etc.

Cada empresa tendrá unas necesidades distintas. Es importante analizarlas para implementar las tecnologías más adecuadas para cada una.

Ventajas de digitalizar tu empresa

Si aún tienes dudas sobre si debes sumarte a la transformación digital o no, aquí te dejamos los beneficios que conseguirás al hacerlo.

  • Optimización de recursos, menos costos

Llevar tu negocio a una plataforma digital puede significar reducir los costos de producción. Por ejemplo, si tienes una tienda y decides convertirla en ecommerce en Prestashop puedes ahorrarte los gastos en infraestructura, servicios, etc.; y ese dinero invertirlo en otras áreas que necesitas.

Esto no significa que debas olvidarte de tu tienda física. Si decides mantenerla, gracias a la tecnología tendrás mayor alcance y a posibilidad de conseguir más ventas.

Además, Internet te ofrece herramientas que te permitirán optimizar los recursos.

  • Mayor alcance y probabilidades de crecimiento

Es posible que no estés consiguiendo los ingresos que esperabas con tu negocio o que las formas de promoción que implementas no te funcionen. La digitalización te ofrece múltiples formas de impulsar tu empresa y generar el rendimiento que esperas.

Crear un sitio web sólido, con la estrategia de posicionamiento adecuada, atraerá tráfico y posibles clientes. Las redes sociales y los anuncios en la web son apenas algunos de los recursos con los que cuentas para llevar el negocio al siguiente nivel.

  • Escalabilidad del negocio

Como guía para digitalizar una empresa debemos destacar la posibilidad de conocer las métricas en tiempo real. Esto es una gran ventaja porque te permite tomar decisiones basadas en datos y en el momento más oportuno.

Quiere decir que las acciones que implementes deben ser más efectivas.

  • Aumenta la productividad

En el aspecto interno, otro de los beneficios de la digitalización es agilizar los procesos laborales. Es decir, si hay algún problema será más fácil detectarlo y buscarle una solución. Esto resultará en trabajadores satisfechos y más eficientes.

Otros beneficios de la digitalización

  • Mejora la experiencia de los clientes

Cuando tienes un negocio te debes a tus clientes y gracias a la digitalización puedes mejorar la experiencia de compra. Por una parte, estará disponible 24/7, lo que les permitirá a los usuarios hacer una búsqueda o transacción en cualquier momento.

La posibilidad de adaptar la experiencia al uso de los móviles, también permitirá que accedan desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

Asimismo podrás ofrecer atención personalizada y mantener una comunicación directa.

  • Disfruta de los beneficios del marketing digital

Con el marketing digital tendrás una fuente constante de leads que más tarde se pueden convertir en clientes. Además, tendrás un canal para dar a conocer los valores de la marca, gestionar su reputación y posicionarla. Así como crear una relación duradera con tus clientes.

  • Adaptación a los cambios

Sin importar la industria que sea, el mercado cambia y exige a las empresas que se adapten. Quienes no lo hagan se quedan atrás y se arriesgan al fracaso. La digitalización facilita el proceso de adaptación y mejora la capacidad de respuesta.

  • Menor dependencia de las condiciones externas

Si tomamos como ejemplo la contingencia que provocó la COVID-19 vemos con claridad este beneficio. El escenario que planteó la pandemia a la economía no fue nada favorable. Obligó al cierre de establecimientos físicos y cambió los hábitos de consumo. Aquellas empresas que ya tenían presencia digital son las que mejor han sobrellevado la crisis.

Esto se presenta ahora con el coronavirus, pero pueden darse muchas otras situaciones. Si tu negocio pasa por una transformación digital quizá no las puedas evitar, pero tendrás mejores recursos para enfrentarlas.

Guía para digitalizar una empresa

Ahora que conocemos cuáles son los beneficios, repasemos los pasos para digitalizar un negocio.

En primer lugar debes conocer la realidad actual de la empresa, en qué situación se encuentra. Debes tener claro cuál es tu modelo de negocio y analizar todos los procesos. Esto te ayudará a tomar decisiones más acertadas en las siguientes etapas.

Luego de analizar la actualidad de la empresa, decide qué procesos debes mejorar. Antes de comenzar la transformación digital debes resolver las fallas que haya en cualquier área. Es posible que debas hacer cambios en el modelo de organización interna, en la forma en que te comunicas y otros procesos.

Define la estrategia digital

Después de analizar el negocio y hacer los cambios pertinentes en los procesos define los objetivos que quieres alcanzar con la digitalización. De acuerdo a tus metas aplicarás los cambios pertinentes y tendrás más claro las tecnologías a utilizar.

¿Quieres aplicar la modalidad de teletrabajo, vender por internet u ofrecer cursos online? Los objetivos para cada empresa son distintos y por lo tanto, también lo será la forma en la que los alcancen.

Incorpora las tecnologías que necesites

De acuerdo a cuáles sean tus objetivos y a lo que se dedique tu empresa, escoge las tecnologías que necesitas. ¿Buscas manejar mejor las relaciones con los clientes y guiarlos por el embudo de ventas? En ese caso necesitas un CRM (Gestión de Relación con Clientes).

Si tienes que almacenar datos o una plataforma a la que puedan acceder los empleados para realizar tus tareas, entonces recurre a las tecnologías en la nube. También hay herramientas que te ayudan a manejar los datos de los clientes de los productos, etc.

Entiende mejor al cliente

Para la digitalización es preciso conocer bien quiénes son tus clientes, saber cuáles son sus necesidades. De esta forma serás capaz de ofrecerles una solución con algún valor añadido que te diferencia de los demás.

Tener el perfil de tus clientes también te ayudará a tomar decisiones acertadas en los siguientes pasos. Las estrategias digitales giran alrededor del consumidor; por eso debes saber qué es lo que buscan, dónde están dispuestos a comprar y cómo lo hacen.

Elige las plataformas web

Ya no hablamos solo de las tecnologías que implementarás, sino de las plataformas donde tendrás visibilidad. En este caso es el sitio web, ya que funcionará como el lugar donde te encontrarán los posibles clientes.

Para la digitalización de un negocio debes elegir un sistema de gestión de contenido que te ayude con la creación de la web. Asegúrate de escoger uno que sea seguro y que te permita incluir las funciones que necesites. Para ello, entre los más populares está WordPress.

No solo debes escoger un buen CRM o una plataforma para ecommerce adecuada. Sino que también tienes que aplicar las estrategias adecuadas para mejorar el posicionamiento de tu tienda online o de la web para conseguir más visibilidad.

Incluye soporte móvil

Si estás implementando un plan de digitalización debes incluir el soporte móvil. La mayoría de los usuarios tiene un Smartphone y lo utiliza para navegar, buscar información sobre productos y servicios, realizar compras, etc.

Como negocio debes facilitarle a tus clientes poder contactarte desde este dispositivo. De lo contrario, el efecto será negativo.

Nuevos métodos de pago

Para facilitar las transacciones a través de tu sitio web debes incluir métodos de pago adicionales a los que tienes en la tienda física. En este punto, es conveniente ofrecer diferentes alternativas que sean cómodas y seguras tanto para el cliente, como para la empresa.

Puedes permitir pagos con tarjeta de crédito o débito, transferencias, billeteras virtuales, entre otros.

Hay varios aspectos que debes tener en cuenta al escoger cuáles son los métodos vas a incorporar:

  1. Averigua cuál es el que usa la mayor parte de tus clientes para asegurarte de tenerlo.
  2. Revisa la normativa de tu país para cumplir con todas las disposiciones de ley.
  3. Revisa las comisiones que cobra cada plataforma.
  4. Y, por último, asegúrate de que sea fácil acceder al dinero.

Incluye las redes sociales

El plan de digitalización de un negocio debe incluir las redes sociales porque estas te acercan a clientes potenciales. Te ayudan a manejar a imagen de tu marca, crear una comunidad alrededor de ella. Asimismo, te permiten saber qué está hablando la gente sobre tu negocio, crear campañas publicitarias y mejorar tu posicionamiento web.

Estas plataformas son efectivas si se manejan bien. Escoge las redes que sean adecuadas para el negocio; es decir, aquellas donde esté tu cliente objetivo. Acércate a ellos y mantén la conversación.

Optimiza la experiencia del cliente

Con la digitalización, el centro del negocio pasa a ser el consumidor. Ya hemos dicho que debes tener un perfil claro de quiénes son tus clientes ideales y entender sus necesidades. Ahora debes enfocar los procesos para mejorar la relación que tienes con ellos.

Los departamentos de la empresa deben trabajar en conjunto para entender el mercado y satisfacer sus necesidades.

Capacitación constante

Este punto es clave. Quizás ya dentro de la organización hay personas preparadas para ayudarte con la digitalización del negocio. Aprovecha el talento que ya tienes e incorpora los perfiles que sean necesarios.

Pero ten en cuenta que este es un proceso constante, una vez que comiences a hacerlo debes mantenerte actualizado. Proporciona la formación necesaria a tus empleados.

Involucra la tienda física

Digitalizar un negocio no significa abandonar el físico, más bien te ayudará a impulsarlo. Así que lo más adecuado es crear un plan que incluya ambas modalidades. Los resultados pueden ser aún mejores.

Entre las acciones que debes tomar está incluir tu negocio en Google My Business. De esta manera ganarás visibilidad en el buscador y los clientes podrán encontrarlo en el mapa. También lo puedes incluir en otros directorios para mejorar el SEO local.

Al momento de incluir los datos del negocio en Google My Business asegúrate de que la información sobre el nombre, dirección y teléfono esté correcta y coincidan con la de tu web y redes sociales.

Mide lo que haces

Ya habíamos mencionado las métricas, estas te permiten optimizar las operaciones. Gracias a las herramientas que proporciona el entorno digital es posible medir todo lo que haces y saber si está funcionando en tiempo real. Todas las acciones que hagas deben contribuir a que tu negocio crezca, si no es así entonces hay que revisar la estrategia y hacer los cambios pertinentes.

En el mundo digital los cambios son constantes, no es un proceso de un día. Eso lo debes tener claro porque es un proceso en el que debes trabajar a diario. Debes innovar y no tenerle miedo a los errores.

Cuéntanos tu opinión sobre esta guía para digitalizar una empresa en los comentarios. Si necesitas ayuda con el proceso, contáctanos.

Marelys Torres

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